La nouvelle procédure de contrôle URSSAF issue du décret du 8 juillet 2016

Un nouveau décret (Décret n°2016-941 du 8 juillet 2016) vient renforcer les droits et garanties du cotisant dans le cadre du contrôle URSSAF. De manière générale, les documents envoyés par l’URSSAF devront être plus précis, plus lisibles et plus détaillés.

Les mesures visées dans ce décret sont, sauf mentions contraires, entrées en vigueur à compter du 11 juillet 2016.

Le développement du contrôle sur pièce

A compter du 1er janvier 2017, la procédure de contrôle sur pièces deviendra applicable aux entreprises de moins de 11 salariés au lieu de 9 actuellement.

L’envoi d’un avis préalablement au contrôle

Le décret intègre le délai préconisé par l’ACOSS. Le respect d’un délai minimal entre l’envoi de l’avis de contrôle et la première visite de contrôle est officiellement fixé à au moins 15 jours (en dehors des cas de suspicion de fraude, travail dissimulé…).

NB : L’administration doit également adresser un avis de contrôle lorsque le contrôle engagé initialement pour constater une situation de travail dissimulé se poursuit par un contrôle classique de cotisations.

Le destinataire de l’avis de contrôle clairement identifié

Le décret intègre les précisions apportées par les tribunaux concernant l’identité du destinataire (cf. notre article Contrôle URSSAF et établissements distincts : l’avis de passage doit être adressé au bon employeur !).

Lorsque la personne contrôlée est une personne morale, l’avis de contrôle doit être adressé à l’attention du représentant légal et au siège social de l’entreprise ou, le cas échéant, de son établissement principal. Sauf précision contraire, l’avis envoyé vaudra pour tous les établissements de la personne contrôlée.

(cf.notre article Sociétés, filiales et établissements : À qui l’avis de contrôle URSSAF doit-il être adressé ? )

Lorsque la personne contrôlée est une personne physique, il est adressé à son domicile ou à défaut à son adresse professionnelle.

L’avis devra également viser la Charte du cotisant contrôlé.

Le déroulement du contrôle

Ce décret prévoit un meilleur encadrement des échanges entre le contrôleur et l’entreprise. Durant toutes les opérations de contrôle, l’entreprise peut présenter à l’URSSAF ses observations et l’agent devra apporter des réponses sur les points soulevés.

  • Un accès facilité au matériel informatique de l’entreprise

En cas de système de paie et comptabilité informatisés, l’agent de contrôle effectue le plus souvent le contrôle sur l’équipement informatique de l’entreprise. Le consentement de l’employeur est préalablement nécessaire, l’agent devant demander par écrit à l’employeur s’il peut procéder aux opérations de contrôle par la mise en œuvre de traitements automatisés en ayant recours au matériel informatique.

Désormais, pour faciliter son contrôle, l’agent URSSAF peut également demander la mise à disposition par l’entreprise de toute personne habilitée pour réaliser les opérations sur son matériel.

Si l’entreprise refuse que le contrôle soit effectué directement sur son matériel informatique, elle dispose de quinze jours pour s’opposer par écrit à la mise en œuvre de traitements automatisés sur son matériel et pour proposer une solution alternative.

A défaut de réponse dans le délai de 15 jours, l’agent URSSAF peut procéder aux opérations de contrôle par la mise en place de traitements automatisés sur le matériel du cotisant contrôlé.

  • Une concertation organisée dans le cadre du contrôle par échantillonnage ou extrapolation

L’agent URSSAF peut évaluer le montant des cotisations par échantillonnage et extrapolation selon une procédure détaillée (cf. notre article sur le redressement par méthode de l’échantillonnage et extrapolation).

Le décret organise l’échange d’information entre l’entreprise et l’agent de contrôle. Ainsi à tout moment, l’entreprise peut présenter ses observations sur la mise en œuvre des méthodes d’investigation retenues par l’URSSAF (constitution de la base de sondage de l’échantillon obtenu, des résultats des vérifications effectuées sur chaque individu composant cet échantillon). L’agent de contrôle est tenu de répondre par écrit et de manière motivée aux observations de l’entreprise contrôlée.

La fin du contrôle

  • L’envoi d’une lettre d’observations

 A l’issue du contrôle, l’agent URSSAF adresse une lettre d’observation mentionnant impérativement l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de la fin de contrôle. Ce document mentionne, s’il y a lieu, les observations faites au cours du contrôle.

Désormais, la lettre d’observations adressée au cotisant contrôlé devra désormais être motivée par chef de redressement, comprenant les considérations de droit et de fait qui constituent leur fondement ainsi que le cas échéant l’indication du montant des assiettes correspondant.

Le décret précise encore les conditions dans lesquelles un contrôle antérieur n’ayant pas donné lieu à observations peut être opposé à l’URSSAF (article R 243-59-7 du CSS).

L’agent de contrôle peut également formuler des observations ne donnant pas lieu redressement mais exigeant pour l’avenir modification des pratiques de l’entreprise. Si l’agent constate un défaut de mise en conformité lors d’un nouveau contrôle, l’entreprise s’expose à une majoration de 10% du redressement opéré lors su nouveau contrôle.

  • La réponse du cotisant à lettre d’observations entraine une réponse motivée de l’URSSAF

 En réponse à la lettre d’observation, l’entreprise pourra indiquer toute précision ou tout complément qu’elle juge nécessaire notamment en proposant des ajouts à la liste des documents demandés et consultés. Si le cotisant répond avant la fin du délai de 30 jours, l’agent chargé du contrôle est tenu de répondre de manière motivée et doit détailler les montants non retenus et les redressements maintenus.

L’après-contrôle : la mise en demeure de régler les cotisations : un contenu complété et clarifié

Avant tout redressement, l’URSSAF adresse à l’entreprise qui n’a pas acquitté ses cotisations une mise en demeure l’invitant à régulariser sa situation dans le mois. Ce document doit obligatoirement mentionner la cause, la nature, le montant des sommes réclamées ainsi que la période à laquelle elle se rapporte.

 A partir du 1er janvier 2017, la mise en demeure mentionne (art. R. 244-1du  CSS modifié) :

-au titre des différentes périodes annuelles contrôlées, les montants notifiés par la lettre d’observations, corrigés le cas échéant à la suite des échanges entre la personne contrôlée et l’agent chargé du contrôle ;

-la référence et les dates de la lettre d’observations et, le cas échéant, du dernier courrier établi par l’agent en charge du contrôle lors des échanges consécutifs à la lettre d’observation.

Contestation d’un redressement : un délai allongé   

A compter du 1er janvier 2017, le délai pour saisir la commission des recours amiables sera de 2 mois à compter de la notification de la mise en demeure (R.142-1 CSS). La décision de la CRA comporte de nouvelles mentions obligatoires : détail, par motif de redressement, des montants qui, le cas échéant, sont annulés et ceux dont le cotisant reste redevable au titre de la mise en demeure et indication des délais et voies de recours.

Taxation forfaitaire

Le décret revient sur les hypothèses de recours à la taxation forfaitaire et les modalités de calcul du forfait (article R 243-59-4 du CSS).

Au vu de la technicité d’une procédure de contrôle URSSAF et pour limiter les chances de redressement, il est recommandé aux entreprises contrôlées d’être accompagnée accompagnées à chaque étape du contrôle et non pas seulement lors de la contestation, car la vigilance et la discussion sont de tous les instants.